Managers, développez l'efficacité comportementale de vos équipes

Développer l'efficacité des équipes est un travail de tous les instants et un véritable défi pour le manager.

Managers, développez l'efficacité comportementale de vos équipes
Photo de Thomas Kelley / Unsplash

Vous avez dit efficacité comportementale ?

Efficacité : caractère d'une personne, d'un organisme efficace, qui produit le maximum de résultats avec le minimum d'efforts, de moyens ; efficience, rendement. (Larousse)
Comportement : manière d'être, d'agir ou de réagir des êtres humains, d'un groupe, des animaux ; attitude, conduite. (Larousse)

Un comportement efficace se caractériserait donc par : "une manière d'être, d'agir qui produit le maximum de résultat avec le minimum d'efforts".

Mais quel est donc ce secret managérial qui permet de doter les équipes d'un tel comportement ?

Explorons un peu.

Efficacité, exploits et autres spectacles

Nous le savons, les équipes et le manager sont au service de la performance au sein des périmètres de responsabilité qui leur ont été confiés.

Etant entendu que les objectifs sont (normalement) définis dans le temps, les notions de productivité et d'efficacité revêtent donc une importance capitale.

Avant d'aller plus loin, voici deux concepts qu'il me semble primordial d'aborder :

  1. L'efficacité ne se développe pas dans le spectaculaire, mais bien au travers d'un ensemble de paramétrages managériaux quotidiens. En d'autres termes, le grand coup de poing sur la table (c'est une image...) n'aura aucune valeur face au marathon quotidien de vos décisions de structuration.
  2. L'efficacité de l'équipe ne peut être imaginée seule, dans l'esprit d'un concept autonome et auto-suffisant. Je vous conseille de la percevoir comme l'un des éléments constituants d'un système plus large et que j'ai schématisé ci-après.

L'idée développée ici est de permettre au manager une compréhension plus générale de l'avant et l'après "efficacité". Bien entendu ce schéma est très certainement biaisé dans la mesure où il reflète ma conception de la chose. Toutefois mon objectif est de vous pousser un peu à la réflexion avant la partie suivante qui présentera les leviers actionnables.

De la responsabilité donnée à l'équipe découle l'efficacité dont devront se saisir les concernés s'ils souhaitent porter cette dite responsabilité correctement. L'espoir ici étant de déclencher une émotion positive qui renforcerait la motivation à prendre d'autres responsabilités.

Je le répète : c'est conceptuel et subjectif.

Je développe un peu plus mon idée en point 6, un peu plus bas.

Levier d'efficacité pour le manager

Mais alors que faire ?

Voici 5 leviers que je vous propose pour développer l'efficacité comportementale de vos équipes :

1. Ayez la conscience des ressources disponibles

Finies les phrases : "si j'avais telles conditions". Epousez la réalité, managez et communiquez auprès de vos équipes en tenant compte de ce qui est vraiment disponible et de ce que vous allez véritablement pouvoir leur demander. D'ailleurs, vos équipes ont-elles, elles-mêmes, les ressources minimums nécessaires ? Vous pouvez remplacer "ressources" par "compétences".

L'idée ici, n'est pas de faire travailler les équipes sans outils suffisants, mais plutôt d'éviter de longues conversations inutiles sur "le manque de...". Une fois la conscience des ressources réellement établie pour l'ensemble des acteurs, et très paradoxalement, la machine repart car le cerveau comprend qu'aucune autre alternative n'est possible.

Attention cependant, l'absence de ressources ou d'outils se traite d'une manière très spécifique que j'ai décrite dans cet article.

C'est une situation que vous devez traiter en tant que manager.

2. Ne traînez pas, ne vous pressez pas

"Slow is smooth, smooth is fast, so, slow is fast". C'est ce que les Navy Seals (paraît-il) ont comme mantra.

Quelle est l'idée ici ?

De mouvements / comportements lents, conscients et consciencieux naissent des opérations sans accrocs, sans erreurs dues à la précipitation. Accompagnez donc vos collaborateurs à développer cette philosophie reposant sur l'organisation et le respect de cette dernière, plutôt qu'à la philosophie, faussement "agile", qui se traduit plutôt par désordre...

3. Pas d'efficacité sans mesure du risque

Vos calculs ne sont pas bons. Et ceux de vos équipes non plus.

Partez systématiquement du principe que toutes les tâches que vous avez imaginées prendront au moins 20% de temps en plus. Pour tout un tas de raisons.

Pause café, cigarettes, procrastination, papotages en tous genres ou tout autre imprévu extérieur...bref. Ne perdez pas de vue que le cerveau conçoit et imagine bien plus rapidement que les mains ne réalisent et que votre niveau de contrôle sur les choses n'est pas aussi élevé que vous ne voulez le croire.

La notion de gestion des risques est donc fondamentale depuis vos fonctions de managers. Plus ces derniers auront été identifiés et potentiellement annihiliés plus les zones d'exploration et d'égarement seront réduites.

Mécaniquement, l'efficacité augmentera.

4. Traitez toujours la cause

Sérieusement, qui veut parler aux Saints ?

De nombreux managers perdent leur temps en traitement du symptôme. Faites-en un filtre de lecture des situations : "quelle est la source du problème ?".

De bons vieux outils existent. D'aucuns les trouveront ringards.

Et pourtant un diagramme d'Ishikawa ou 5 M peut vous permettre en quelques scan de détecter la grande zone de cause du problème auquel vous êtes confronté.

5. Le mieux est l'ennemi du bien

Oui c'est vrai, le mieux est l'ennemi du bien dans la mesure où il peut utiliser un temps précieux à améliorer une chose qui tient déjà la route.

Le mieux est donc l'ennemi du bien...mais pas du mauvais...

C'est donc dans l'identification du "niveau minimum attendu" que l'efficacité de vos équipes s'exprimera au plus haut. L'idée étant, qu'en autonomie, elles puissent détecter le moment exact lors duquel elles pourraient s'exclamer "c'est fait !".

6. "Mon Précieux"

J'en parlais dans la seconde partie de cette article : la responsabilité.

Attribuez une responsabilité précise et précieuse pour l'objectif à vos équipes. Placez cette valeur entre leurs mains, expliquez et manifestez le fait que l'objectif confié et les responsabilités qui en découlent sont véritablement de valeur. Prouvez-le en rattachant le tout au grand objectif poursuivi au niveau stratégique. Expliquez l'aspect précieux de la chose en insistant que c'est entre leurs mains. Pas les vôtres, et pas celles d'une autre équipe.

Attention ici, retirez-vous de l'équation des opérations. Vous ne pouvez pas prétendre responsabiliser une équipe puis interférer dans l'opérationnel.

Vous l'avez, je l'espère compris, développer l'efficacité comportementale de vos équipes relève d'un accompagnement et d'une vigilance continus.

Cette liste ne se veut pas exhaustive, libre à vous de l'enrichir et/ou la modifier au gré de vos expériences et tenant compte de ce qui fonctionne pour vous ou non.

On en parle quand vous voulez.

Olivier KAMEL


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